第一章  总  则

第一条  目的依据

为加强合同管理，防范合同风险，维护学校合法权益，全面推进依法治校，根据《中华人民共和国民法典》等法律法规以及学校章程等相关规定，结合学校实际，特制定本办法。

第二条  合同定义

本办法所称合同，是指学校开展教学、科研、社会服务和其他活动时，与自然人、法人或其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系所订立的协议。

第三条  合同主体

学校法定代表人及学校书面授权的代理人，可在相应权限范围和期限内，代表学校依法订立、履行、变更或解除合同。未经授权，任何单位和个人均不得以学校名义或所属单位名义对外签订合同。

第四条  基本原则

学校签订合同，必须遵守国家法律法规，坚持平等互利、协商一致、诚实信用、等价有偿的原则，符合学校相关规定，维护学校正当权益。

第五条  适用范围

学校及其所属的不具有独立法人资格的单位，在对合同的订立、履行、变更或解除、争议解决等进行审批、监督、检查时，应当遵循本办法。学校及其授权的单位对外签订的、不涉及具体的权利义务和法律责任，仅表述合作意向或今后工作规划的备忘录、意向书等文件不适用本办法。

《浙江农林大学采购管理办法》中明确由采购与招标中心组织实施采购的货物、工程和服务等，依据该办法进行管理，其间产生的合同依据《浙江农林大学采购合同管理办法》等制度进行管理，采购合同专用章的使用及合同编码、登记和归档的管理按本办法实施。

第六条  保密要求

学校各部门、单位和个人应当做好合同信息安全保密工作，不得以任何形式泄露合同订立、履行过程中涉及的国家秘密、技术秘密、商业秘密和工作秘密。学校部门、单位或者个人泄露、不正当地使用秘密或者信息，造成学校损失的，应当承担赔偿责任；情节严重的，追究刑事责任。涉密合同按照国家保密法律法规和学校相关规定执行。

 

第二章  合同的管理与职责

第七条  工作机制

学校合同管理实行“统一指导、归口管理、分级负责、规范承办”的工作机制。学校合同由合同审查小组、归口管理部门及承办单位依据各自职责进行管理和办理，并由监察部门对合同全过程进行监督。

第八条  合同审查小组职责

学校成立由校长办公室、计划财务处、审计处、相应的合同归口管理部门负责人及学校法律顾问为成员的合同审查小组，其主要职责包括：

（一）制定学校合同管理的基本规章制度；

（二）审定标准合同文本；

（三）对影响重大、法律关系复杂及有争议的合同进行会审；

（四）对合同签订及管理情况开展检查；

（五）学校法定代表人授权的其他职责。

第九条  合同归口管理部门分工及职责

（一）学校合同的归口管理部门根据职能分工确定：

1.党委办公室、校长办公室：负责法律咨询等与部门业务相关的合同管理；

2.党委组织部、党委统战部、机关党委（离退休办公室）：负责党建、干部培训、校地统战合作等与部门业务相关的合同管理；

3.党委宣传部、党委教师工作部：负责新闻宣传、对外传播等与部门业务相关的合同管理；

4.党委学生工作部、学生工作处：负责全日制本科学生资助、就业等与部门业务相关的合同管理；

5.党委研究生工作部、研究生院：负责研究生资助、就业、合作办学、社会实践等与部门业务相关的合同管理；

6.发展规划处（省部共建办公室）、学科建设办公室（“双一流”创建办公室）：负责发展规划、战略咨询、高等教育研究等与部门业务相关的合同管理；

7.人才工作办公室：负责省部级及以上高层次人才引进等与部门业务相关的合同管理；

8.人事处：负责人事聘用、劳动（务）类合同，师资培养、人才引进、人事招聘服务等与部门业务相关的合同管理；

9.教务处：负责本科层次办学及各类继续教育办学项目合同，包括国内合作办学、本科生联合培养与交流、本科教学实习实践基地建设、教材刊物出版、课程建设、教学合作研究、学历继续教育校外教学点合作与管理、继续教育教学服务等与部门业务相关的合同管理；

10.科技处：负责自然科学类纵向和横向科技合同等与部门业务相关的合同管理；

11.人文社会科学处：负责人文社科类纵向和横向科技合同等与部门业务相关的合同管理；

12.实验室与设备管理处：负责教学科研货物类（教学科研仪器设备、各类耗材试剂、实验室用品等）、教学科研设备维修维护、实验室建设以及配套服务等与部门业务相关的合同管理；

13.计划财务处：负责公款竞争性存放、各类投融资、银行借贷、校银合作等与部门业务相关的合同管理；

14.审计处：负责学校委托的社会审计服务等与部门业务相关的合同管理；

15.国际合作与交流处（港澳台办公室）：负责国（境）外合作交流框架协议、中外合作办学、国（境）外联合培养交流等合同，及留学生教学研究基地、实习实验基地和社会实践基地建设等与部门业务相关的合同管理；

16.社会合作处、乡村振兴促进处：负责校地、校企合作以及科技成果转化等与部门业务相关的合同管理；

17.基本建设处（植物园管理办公室）：负责基本建设项目、修缮工程项目及其配套货物、服务等与部门业务相关的合同管理；

18.公共事务管理处（国有资产管理办公室）：负责国有资产处置及租赁等与部门业务相关的合同管理；

19.安全保卫部（人武部）：负责校园安全管理等与部门业务相关的合同管理；

20.图书馆：负责学校图书资料（含电子资源）采购合同、图书加工与服务类等与部门业务相关的合同管理；

21.信息与教育技术中心：负责学校网站开发、信息化建设、信息技术服务类等与部门业务相关的合同管理；

22.后勤服务中心：负责后勤相关管理、服务等与部门业务相关的合同管理；

23.工会：负责教职工福利、疗休养等与部门业务相关合同管理；

24.团委：负责学生社团、艺术团、学生组织开展学生活动以及大学生社会实践基地、大学生志愿服务等与部门业务相关的合同管理；

25.校友联络办公室：负责校友活动等与部门业务相关的合同管理。

（二）合同归口管理部门主要职责包括：

1.结合本部门工作实际，建立和完善合同管理细则；

2.拟定合同归口部门业务合同示范文本，并于每年初提交合同审核小组审核；

3.指导合同承办单位起草合同，审核合同订立依据、合同条款、是否对示范文本主要条款作实质性变更等；

4.在授权范围内负责有关合同的签署，督促合同全面履行；

5.负责学校授权的业务专项合同专用章的保管和用印管理；

6.建立合同档案，负责职责范围内的合同登记、编号和备案管理工作，采用纸质或电子扫描件方式保管合同及相关资料，并按年度将合同归档至学校档案馆；

7.协调处理职责范围内的合同纠纷以及法律诉讼；

8.完成学校交办的涉及合同管理的其他工作。

第十条  合同承办单位职责

学校合同的承办单位为具体承担合同协商、拟定、报批和履行等事项的责任单位，其主要职责包括：

（一）审核合同相对方的主体资格、资信状况和履约能力等，进行可行性论证和风险评估，做好风险防控；

（二）负责合同洽谈、文本起草、合同签订合法性审查，根据授权要求向归口管理部门备案或提交审核等工作；

（三）负责合同履行、变更、终止、争议解决、备案和保密管理等工作，妥善保管各环节具体工作形成的文件资料；

（四）定期评估总结本单位订立合同的履行情况；

（五）完成合同管理的其他工作。

合同承办单位是合同管理的直接责任单位，应当切实提高合同质量，加强合同管理，防范合同风险。

合同归口管理部门同时负责合同业务承办工作时，归口管理部门同时也是合同承办单位。

第十一条  合同监督部门职责

学校合同管理的监督部门是纪检监察室和审计处。纪检监察室负责对合同相关人员履职行为进行监督，对相关违法违纪行为进行处置。审计处负责对合同相关经济内容进行审计监督。

第十二条  法律顾问

学校聘请法律顾问，协助学校起草、修改、审查合同，对各类合同的规范性、合理性、合法性提出意见建议，参与重大合同的谈判，参与合同纠纷的调解、仲裁、诉讼。

 

第三章  合同的起草

第十三条  合同洽谈

合同起草前，合同承办单位和归口管理部门应从维护学校利益出发，就合同事项与合同相对方进行充分谈判、协商。对于影响重大、专业技术或法律关系复杂的合同，合同起草前，合同承办部门应当组织法律、技术、财务等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与。

第十四条  合同形式

合同应当采用书面形式，但采取即时结清方式或者按规定可以不订立合同的除外。通过信函、电子文件等就合同条款达成协议的，应当签订确认书确认合同成立。

第十五条  合同文本

合同的文本应当优先采用政府或行业管理部门制定的标准、示范或格式合同文本，合同内容可以根据学校实际情况进行补充、修改。

合同签署文本应当包括中文文本，且文字表述应当语言规范，字迹（符号）清晰，条款完整，内容具体，用语准确、无歧义。

涉外合同应当优先约定适用中华人民共和国法律，选择我国的法院或者仲裁机构，明确约定中文合同文本的法律效力。若涉外合同采用外文文本的，承办合同的部门应当保证外文文本与中文文本的合同内容一致、表述准确，且中文文本具有不低于其他语言文本的效力；合同归口管理部门应做好文本审核。

 

第四章  合同的审核

第十六条  审核原则

签订合同前须严格按照流程审核合同，未履行审核程序的合同，不得盖章。

第十七条  承办单位审核

合同签订之前，承办单位负责调查合同相对方的主体资格及资信状况，具体包括：

（一）合同相对方当事人的主体资格，包括名称、资质、营业执照、法人登记证书、经营许可证书和资产负债表等。重点调查拟定的合同标的是否与营业执照核定的业务（经营）范围一致，营业执照和资质证书的年限及年检情况，凡法律规定需要取得特别许可资质的（如建筑施工、安装等）还应审查其特别许可资质；

（二）合同相对方的履约能力和资信情况，必要时要求合同相对方提供主要的财务报表、相应担保以及从事相关业务的业绩证明材料，凡涉及著作权、专利权、注册商标等的，须要求其提供著作权登记证书、专利权证书、商标注册证书等权利证书；

（三）合同相对方签约代表的合法身份，如法定代表人身份证明或合同相对方的授权委托书。

第十八条  归口管理部门审核

合同归口管理部门负责审核合同的真实性、合法性、可行性、效益性，具体包括：

（一）对项目的可行性进行论证，重大项目的内容条款需聘请有关专家和法律顾问进行论证；

（二）对合同相对方的资质和履约能力的调查情况进行审核；

（三）审核合同基本条款的完备情况，包括合同相对方当事人的名称或姓名、住所地、合同标的、数量、质量、价款或酬金、合同期限、履约地点和方式、合同变更和解除、违约和违约责任以及合同的仲裁和诉讼等；

（四）审核合同的内容是否与招投标或谈判内容一致，是否符合法律法规明文规定和学校规定；

（五）审核是否具有相应的学校经费预算；

（六）审核合同内容不违反国家法律法规，不损害社会公共利益或他人合法权益，不违背公序良俗。

 

第五章  合同的订立

第十九条  前置程序

根据国家法律法规和学校相关规定，合同订立前须经过如招投标等其他程序的，应先履行相应程序。

第二十条  合同审签

合同封面设置“合同审签单”，用于承办单位、归口管理部门、学校领导等按规定根据实际情况签署意见。合同采用上级单位或学校的合同示范文本，且未对示范文本主要条款作实质性变更的，可以不审签。

合同标的金额在10万元以下的合同，由归口管理部门负责人审签；10万元及以上至200万元以下的，由分管校领导审签；200万元及以上的，由校长审签。其中，科研合同标的金额在100万元以下的，由归口管理部门根据工作职责进行审签。

上述合同根据学校“三重一大”决策制度或相关规定应提交会议研究的，须经校长办公会或党委会审定后方可正式签订合同。

第二十一条  合同盖章

学校各类合同专用章由校长办公室统一刻制，并由专人保管，严格在授权范围内使用。其中，“浙江农林大学合同专用章”授权校长办公室保管和使用，“浙江农林大学××合同专用章”授权相关业务归口管理部门保管和使用，具体如下：

（一）人事合同专用章用于学校人事类合同，由人事处按规定保管和使用；

（二）教学合同专用章用于学校教育教学类、继续教育类合同，由教务处按规定保管和使用；

（三）科研合同专用章用于学校科研及社会服务类合同，由科技处按规定保管和使用；

（四）采购合同专用章用于学校集中采购项目合同的管理，由采购与招标中心按规定保管和使用。

根据工作需要，经学校批准、合法部门备案后可刻制其他合同专用章。

各类合同用印按照学校印章使用管理规定办理。需加盖“浙江农林大学××合同专用章”的合同，由合同归口管理部门审核并加盖印章；需加盖“浙江农林大学合同专用章”或学校公章、法人章的合同，由合同归口管理部门出具用印审批单，经审批同意后到校长办公室加盖印章，并登记备案。

 第六章  合同的履行

第二十二条  履行原则

合同有效成立后，合同承办单位应严格按照合同约定开展工作，督促合同相对方全面履行合同义务。归口管理部门负责跟进合同的履行情况，相关部门（单位）应给予配合，确保履行。

第二十三条  合同变更、解除

（一）合同承办单位在合同履行中遇履约异常情况，包括情势变更、不可抗力、对方违约或有足够证据表明其可能违约、需要变更（解除）合同或发生履约争议等情形，应及时通报合同归口管理部门，共同协商，妥善处理；

（二）对无法继续履行的合同，承办单位应及时提出变更或解除申请并说明原因，报合同归口管理部门经合同最后审签人审批后执行；

（三）经过公证的合同，在双方达成变更或解除协议后，应报原公证机关备案；

（四）变更、解除合同必要时征求学校法律顾问意见，并一律采用书面形式，并将能证明双方函电往来及内容的凭证归档存查。

第二十四条  合同纠纷处理

履行合同过程中发生纠纷，应及时按归口上报，同时征询学校法律顾问对纠纷处理的法律意见。

发生合同纠纷，应先协商解决，经协商双方达成一致的，应当订立书面协议；不能协商解决或经协商不能达成一致的，应当在法定的诉讼时效期间内及时按合同条款约定向人民法院提起诉讼，或根据合同约定向仲裁机构申请仲裁。纠纷处理过程中，未经授权，相关经办人员不得向对方作出答复或承诺。纠纷处理完毕，应及时将有关材料归档备查。

第二十五条  合同履行监督

归口管理部门须在合同执行过程中督促双方全面履行合同；每年年底，各归口管理部门应将合同的履行情况及存在问题进行检查和梳理，提出处理建议，并报送学校分管领导。

第二十六条  财务结算

计划财务处根据合同条款进行审核后办理结算业务。未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的，计划财务处不予受理付款业务，并及时向学校有关责任人报告。

 

第七章  合同的编码、登记和归档

第二十七条  编码规则

学校合同编号由字母、数字、“-”组成，按统一格式编制，编码规则如下：合同归口管理部门名称（规范化简称拼音首字母）-内部分类（两位（含）以上）-年份（四位数）-合同顺序号（两位以上），其中“内部分类”可根据合同归口管理部门实际业务需求选择编写。如有补充协议，在与原合同共用一个编号的前提下，根据补充协议的签订顺序在编号后用括号以一位数字标识。

第二十八条  登记备案

合同签订后，合同归口管理部门需建立合同登记备案制度，根据合同文本编号顺序，记录合同签订时间、合同名称、对方当事人、合同金额、合同履行期限、经办人、审批签署人、合同履行情况等有关信息，及时登记备案。

第二十九条  合同归档

合同归口管理部门负责对合同全过程的材料按项目进行归档备查，按年度统一移交档案馆。对于合同洽谈、审核、签订、履行、变更、解除及纠纷处理过程中形成的所有材料，包括但不限于合同文本、补充协议、可行性研究报告、对方当事人资质材料、校内审查文件、会议纪要、交货凭证、验收文件、往来函件、数据电文等与合同有关的材料，均应妥善加以收集和保管，并作为合同档案的组成部分，与合同原件一起存档备查，不得遗弃、丢失和损毁。

 

第八章  合同的责任

第三十条  责任追究

学校所属各部门及其直接责任人在订立、履行合同时有下列情形之一的，学校将视其情节轻重追究有关责任人的校内行政责任；给学校造成损失的，追究当事人的民事责任；构成犯罪的，移送国家司法机关处理：

（一）未经授权，擅自对外签订合同的；

（二）超越代理权限或滥用代理权的；

（三）与相对方当事人串通，损害学校利益的；

（四）为规避国家法律法规和学校规定，故意将本应一次订立的合同拆分为两个或者多个合同订立等恶意拆分合同的；

（五）利用学校合同谋取私利或从事其他违法行为的；

（六）在合同签订和履行中未尽注意义务，或者未按照本办法规定处理，致使学校利益受到损失的；

（七）未及时处理合同纠纷，或者擅自放弃权利的；

（八）遗失或擅自销毁、隐匿合同、合同附件以及合同履行过程中形成的各种函件、单据等相关材料，给学校造成损失的；

（九）在签订合同时故意隐瞒或者欺骗事实，导致合同内容与实际情况不符；

（十）违反法律法规、校规的其他情形。

 

第九章  附  则

第三十一条  学校设立的具有独立法人资格的单位参照本办法执行。

第三十二条  本办法由校长办公室负责解释，自2025年1月1日起试行，未尽事宜参照《中华人民共和国民法典》及相关司法解释执行。

 

附件：1.归口管理部门职责范围及合同编号格式

2.浙江农林大学合同专用章使用规定

3.浙江农林大学合同专用章用印流程图

4.浙江农林大学合同审批流程图

5.浙江农林大学合同审签单

6.浙江农林大学法定代表人授权委托书（模板）