第一章  总 则

 

第一条 为规范我校的档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案。根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》和《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》的规定，结合我校实际，制定本办法。

 

第二条 本办法所称的档案是指我校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

 

第三条 档案工作是学校重要的基础性工作,学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。

 

第四条 各学院（部）、各部门在日常工作活动中形成的各种门类、不同载体的档案，均由学校档案馆统一集中管理，确保档案的完整、准确和安全，便于档案信息资源的开发和利用，实现资源共享。

 

 

第二章   机构设置与人员配备

 

第五条 我校的档案工作由校长领导，挂靠学校办公室。业务上接受省档案局和省教育厅的指导、监督与检查。

 

第六条 学校档案馆具有档案行政管理和档案业务管理与服务双重职能。

 

第七条 档案馆的管理职责是：

 

1、贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

 

2、拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

 

3、负责全校档案的接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管等工作；

 

4、编制检索工具，开发档案信息资源；

 

5、组织实施档案的信息化建设和电子文件归档工作；

 

6、开展档案的开放和利用工作；

 

7、开展学校档案工作人员的业务培训；

 

8、利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

 

9、开展国内外档案学术研究和交流活动。

 

第八条 各学院（部）、各部门必须有一名负责人分管本部门的档案工作，并配备相对稳定的专（兼）职档案人员，负责本部门档案的收集、整理和归档工作，并按时向档案馆移交。

 

第九条 档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的的科学文化知识以及现代化管理技能。

 

第十条 档案工作人员及以档案工作为主的档案兼职人员，实行专业技术职务聘任制或职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

 

第十一条 独立学院、集团公司档案工作由部门自行管理，学校档案馆进行监督、检查和指导。

 

 

第三章   档案管理

 

第十二条 学校各学院（部）、各部门都应建立和完善归档制度，将档案工作纳入教学、科研和行政管理人员的职责范围内，做到每项重要工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存，实行纸质档案材料和电子档案材料同步归档。

 

第十三条 各类文件材料的归档范围，按照《浙江农林大学档案归档范围和保管期限规定》执行，归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。

 

第十四条 学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。

 

第十五条 学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料进行系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向档案馆移交。

 

第十六条 归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照《浙江农林大学电子文件归档管理办法》执行。

 

第十七条 归档时间

 

1、学校各部门应当在次学年6月底前归档；

 

2、各学院在次学年寒假前归档；

 

3、科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月归档；

 

4、财会类档案由部门保存一年后向档案馆移交。

 

第十八条 各部门要特别重视重大活动档案的收集、整理、移交等工作。组织承办部门为两个以上的，档案的收集整理移交等工作由承担主要工作的部门为主负责，其他组织承办单位及负责新闻报道等工作的部门，应当及时整理重大活动中形成的档案，并在重大活动结束之日起一个月内向承担主要工作的部门汇交。

 

第十九条 各部门和个人在其从事教学、科研、管理等职务活动中形成的各种载体形式的材料，应当按照规定及时归档，任何部门和个人不得据为已有。

 

第二十条 对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，档案馆采用征集、代管等形式进行管理。

 

第二十一条 档案馆工作人员对档案进行整理、 分类、鉴定和编号。

 

第二十二条 档案馆应采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

 

第二十三条 档案馆应做好档案的鉴定工作。对保管期限已满，失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报分管校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

 

第二十四条 档案馆建立档案的统计和检查制度，对档案的接收和移出、案卷数量、档案利用情况进行统计，并做好档案工作基本情况统计报表。

 

 

第四章   档案的利用和公布

 

第二十五条 档案工作人员要熟悉业务，主动做好档案的提供利用工作，当好学校、领导的参谋和助手。积极发挥档案的信息功能，提高档案的利用率。  

 

第二十六条 凡需利用档案者，按《浙江农林大学档案借阅、查阅制度》执行。

 

第二十七条 学校提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案机构负责人批准。

 

加盖档案馆公章的档案复制件，与原件同等效力。

 

第二十八条 档案馆是学校档案证明的唯一机构。

 

第二十九条 档案馆应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请校长批准。

 

第三十条 档案馆采取多种形式（如档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。

 

 

第五章  条件保障

 

第三十一条 学校应当将档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。

 

第三十二条  学校应当为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》的要求及时进行改扩建或者新建。

 

存放涉密档案应当设有专门库房。

 

存放声像、电子等特殊档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

 

第三十三条 学校应当设立专项经费，为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

 

 

第六章  奖励与处罚

 

第三十四条 在档案工作中做出下列贡献的部门或个人，学校给予表彰和奖励。

 

1、在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

 

2、在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

 

3、在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

 

4、将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案馆的；

 

5、同违反档案法律法规的行为斗争，表现突出的。

 

第三十五条 有下列行为之一的， 学校对直接负责的主管人员和其他责任人依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

 

1、玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

 

2、违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

 

3、涂改、伪造档案的；

 

4、擅自出卖、赠送、交换档案的；

 

5、不按规定归档，拒绝归档或将档案据为已有的；

 

6、其他违反档案法律法规的行为。

 

 

第七章   附 则

 

第三十六条 本办法由档案馆负责解释。

 

第三十七条 本办法自发布之日起施行。原2008年4月2日发布的《浙江林学院档案管理办法》（浙林院〔2008〕37号）同时废止。