第一章 总  则

 

第一条  根据《中国共产党各级领导机关文件处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》有关精神，为做好学校公文处理工作，使之规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，特制定本办法。

 

第二条  学校党政机关的公文，是学校党政机关实施领导、处理公务过程中所形成的具有法定效力和规范格式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

 

第三条  公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到准确、及时、保密。

 

第四条  行文应当确有必要，注重效用。

 

第五条  各部门、单位办公室是公文处理的管理机构，应有专人负责公文处理工作，不设办公室的单位和部门也应指定专人负责公文处理工作。学校办公室主管学校党政公文的处理工作。

 

 

第二章  公文种类

 

第六条  学校公文常用种类有：

 

（一）决定

 

适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

 

（二）通知

 

适用于发布行政法规和规章，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转学校各部门的公文，要求各部门办理，需要周知或共同执行的事项、任免人员。

 

（三）通报  

 

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

 

（四）报告  

 

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

 

（五）意见  

 

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

 

（六）请示  

 

适用于向上级机关请求指示、批准。

 

（七）批复  

 

适用于答复下级机关的请示事项。

 

（八）规定  

 

适用于对特定范围内的工作和事务制订带有约束性的措施。

 

（九）函  

 

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

 

（十）会议纪要

 

适用于记载和传达会议情况、决定事项和主要精神。

 

第三章  行文规则

 

   第七条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。因特殊情况必须越级请示、报告时，应抄报被越过的部门和单位，并在文中写明越级理由。

 

第八条  学校党委、行政可以对上对下行文，也可对外与有关单位相互行文。

 

第九条  属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文，联合行文应当明确主办部门。学校各部门除学校办公室外不得对外正式行文。

 

第十条  向上级机关行文，应当标注签发人或会签人姓名，“请示”、“意见”还应在附注处注明联系人的姓名和电话。联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签。

 

第十一条  向上级机关的请示，不可同时向下发送；向下的重要行文，可抄送上级机关。“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式。

 

 

第四章  公文发布的主要形式、种类、适用范围及审批权限

 

第十二条  学校文件的发布形式主要有以下几种：

 

一是《中共浙江农林大学委员会文件》、《浙江农林大学文件》，主要用于发布校党委、行政重要事项、工作部署、干部任免、机构调整、行政法规和规章等。

 

二是《中共浙江农林大学纪律检查委员会文件》、《中国教育工会浙江农林大学委员会文件》、《共青团浙江农林大学委员会文件》，主要用于发布学校纪委、工会、团委的重要事项、工作部署和规章或根据隶属关系向上级行文。

 

三是《浙江农林大学办公室文件》，主要用于根据学校党委、行政授权，传达或发布某些事项，转发部门或专门委员会的重要工作安排，发布办公室职权范围内的事项。

 

四是《浙江农林大学党委会会议纪要》和《浙江农林大学校长办公会会议纪要》，主要用于记载和传达党委会、校长办公会会议情况及决定事项。

 

五是《中共浙江农林大学委员会（     ）》、《浙江农林大学（   ）》，主要用于各学院（部）、部门，因事项内容有保存价值，以供备查而需发文时，可用此形式。使用时在括号内填上单位名称。

 

第十三条  学校党委、行政的上报文件或其他重要文件，分别由党委和行政主要负责人签发。一般事务性文件，党内的可由分管副书记签发，行政的可由分管副校长签发。各单位发的文件，由单位负责人签发。

 

 

第五章   公文格式

 

第十四条  文件一般由发文字号、秘密等级、标题、主送单位、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄送（报）机关、印制版记等组成。

 

（一）发文字号由发文机关代字、年份和顺序号组成。年份、序号用阿拉伯数码标识。年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，序号不编虚位（即1不编为01），不加“第”字。联合行文，主办机关排列在前，只标注主办机关的发文字号。

 

（二）涉及国家秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限，秘密等级分“绝密”、“机密”、“秘密”三种。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

 

（三）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文单位，并准确标明公文种类，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距适当，使用2号小标宋体。

 

（四）主送机关是指公文受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。标题下空一行，左侧顶格用3号仿宋体字标识主送单位，回行时仍顶格，最后一个主送单位名称后标全角冒号。

 

（五）正文是公文的主体部分，用来表达公文的内容。正文在主送单位名称下一行，每自然段左空 2 字，回行顶格。数字，年份不能回行。正文使用 3 号仿宋体字。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“ 1. ”，第四层为“（1）”。

 

（六）公文如有附件，应在正文下空一行左空 2 字用 3 号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件： 1. ×××××”），附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件 ( 或带序号 ) 。

 

（七）成文日期以领导人签发的日期为准。单一机关制发的行政公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间（用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”。）。党委公文落款处要需署发文机关名称并标识成文时间（用阿拉伯数字将年、月、日标全）。

 

（八） 文件应当标注主题词。

 

（九） 公文除“会议纪要”外，都应加盖发文机关印章，联合制发的公文，发文机关都应当加盖印章；

 

（十）抄送机关指除主送机关外，需要执行或知晓公文的其他机关，上级机关用“抄报”，同级机关和不相隶属机关用“抄送”，下级机关用“发至”。

 

（十一）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为语素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

 

（十二）公文页码用 4 号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行。

 

（十三）公文如需附表，对横排 A4 型表格，应将页码放在横表格的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

 

（十四） 印制版记一般包括公文制发单位名称、制发日期，置于公文末页的最下端。

 

（十五）公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订，张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

 

 

第六章    公文处理

 

   第十五条 发文办理指以学校党政名义制发公文的过程，包括拟稿、审核、签发、编号、缮印、用印、分发、归档等程序。

 

（一）以学校名义发布的文件，一般由校办公室或有关职能部门负责拟稿。重要的文件，由领导亲自动手。拟稿时要注意情况确实，重点突出，观点鲜明，结构严谨，条理清楚，文字简练，标点正确，篇幅力求简短。

 

（二）人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。时间应写具体的年月日。

 

（三）合理使用文种。请示问题坚持“一文一事”制，避免“一文数事”和“报告”中夹带请示事项。

 

（四） 经办人拟稿完毕交单位主要负责人核稿并签名，如需会签，由经办单位送有关单位负责人会签。

 

（五）文稿核稿后须经校办公室负责人审核签字。审核的重点是：是否需要行文、文件内容、涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签，文种使用、格式等是否符合本办法的有关规定。

 

（六）经审核的文稿，由校办公室送领导签发。领导签发文件时要签署自己的意见、姓名和时间。

 

（七）领导签发后，由校办公室负责编号、标注主题词、缮印、用印和发送。

 

（八）草拟、修改、审核和签发文件，用笔、用墨必须符合归档要求（毛笔或钢笔，用碳素墨水或黑墨水），不得在文稿装订线外书写。

 

（九）文件印刷完毕后，应根据文书立卷、归档的要求，及时整理好文件原稿、正本和有关材料。

 

第十六条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办等程序。

 

（一）文书收件人员对来件清点检查无误后，在送件人的送文薄上签字，及时做好收文登记，按收文薄上的项目逐项认真填写。

 

（二）文件收文登记后，尽快送校办公室负责人阅读，办公室负责人应根据文件内容、性质和缓急程度，提出处理意见，重要文件送领导批示。领导一般应在文件送达的当天批办好送回校办公室，紧急文件随送随批。

 

（三）需承办的文件，有关部门接到来文后，应根据领导批办或校办公室拟办意见，及时处理。校办公室应负责检查催办，防止漏办或延误。承办完毕后，承办部门负责人或经办人应写明承办结果，并及时将文件送还校办公室，校办公室应将承办结果报告有关领导。

 

（四）非承办性文件，校办公室根据领导批示的阅读范围，安排有关人员阅读。文件阅后均应签上阅件人姓名和阅读日期。需集体阅读和传达的，由校办公室负责统一安排。

 

 

第七章  公文管理

 

第十七条  各级文件均应由办公室秘书统一严格管理，文件一般只发组织，不发个人。

 

第十八条  未经校办公室同意，任何部门或个人不得自行翻印上级机关和学校发的文件。经同意翻印时，要注明翻印部门、翻印时间及份数，并向校办公室备案。涉密文件资料一律不得翻印。

 

第十九条  携带秘密文件、资料外出时，必须把文件资料装在文件包或文件箱内，妥善保管，切实做到人不离包（箱），防止丢失、被窃事件的发生。严禁携带秘密文件、资料出入公共场所或携带回家。

 

第二十条  借阅文件必须办理借阅登记手续，在规定期限内归还，不得转借他人。

 

第二十一条  要保持文件的整洁和完整性，不得在文件上眉批、划圈、划线和抽页。

 

第二十二条  具有查考和保存价值的文件、材料，办理完毕后，要按照有关规定及时整理立卷，保证归档文件、材料的齐全和完整，立好的案卷定期向校档案馆移交。任何个人不得保存应归档的文件、材料。

 

第二十三条  没有存档价值和存查必要的文件，经过鉴别和主管领导人批准，可定期销毁。销毁秘密文件，要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不漏销。

 

 

第八章  附 则

 

第二十四条  本办法适用于学校各学院（部）、各部门。

 

第二十五条  本办法自公布之日起执行，过去有关规定与本办法不一致的，以本办法为准。